書類選考 転職攻略法

【初級編】採用担当者に「是非、会ってみたい」と思わせるための職務経歴書の書き方

ごん(@career_gon)です。

転職では、求人へ応募する際、必ず職務経歴書の提出が求められます。

それは言うまでもなく、企業が受け取った職務経歴書の内容を見て、応募してきた人のスキルや経験が求人票で自分達が求めている条件と合致するかどうかを確認するためです。

だからこそ、職務経歴書は"独りよがり"ではなく、企業の採用担当者や配属予定先の責任者の目にも留まるように、しっかりとした戦略のもとに作成しなければなりません。

この記事は、初めて転職活動を行う人に向けて「職務経歴書の書き方」をまとめました!まずは初級編ということで基本をおさらいしていきます。

これを読めば、職務経歴書で絶対に押さえておきたいポイントが分かります。

参考になれば幸いです。

職務経歴書を書く前に知っておくべきこと

何のためにある?

そもそも前提が崩れると、本質が分からなくななってしまうので、最初に整理をしておきましょう。

応募する私たちから見た「職務経歴書」が持つ役割について改めて考えます。

結論から先に言うと、その答えは「面接へ呼んでもらうため」です。もちろん最終的なゴールは内定を取るためですが、面接へ呼んでもらわなければ選考にすら参加できません

また、画一的な見方をされる履歴書とは異なり、職務経歴書こそが書類選考において自分自身が持つスキルや経験が、企業の求めている条件に合っていることを示すための唯一の方法なのです。

そこに書かれたことが全て

書類選考は、企業が受けった応募書類にある文字情報が全てです

一方、面接というのは自分の言葉で相手が納得できるまで、また理解するまで丁寧に説明することができます。

つまり、履歴書や職務経歴書で書ききれなかったことも、細かすぎて説明が難しいことも面接であれば直接伝えることができます。また、職務経歴書に書いたことについて、誤解を持たれてしまっても説明することで、その誤解を解くこともできます。

従って、書類選考と面接の違いを理解し、職務経歴書を書く時は書いた内容で合否が決めるということを強く意識してください

結局は面接による人物評価

どんなに素晴らしい職務経歴書を作ることができたとしても、それだけで採用が決まるわけではありません

結局のところ、書類選考を突破し、次に控えた面接本番での人物評価が重視されます。だから、書類選考で他の候補者よりも上位にいたとしても、面接で躓けば書類選考での評価がいくら高くても落とされるでしょう。

このように職務経歴書というのは、面接へ呼んでもらうためには大事な資料でありますが、それだけでは決めらないということが「職務経歴書の本質」です。

だから、あまり力を入れすぎず、そして「完璧」を求めすぎず、まずは面接へ呼んでもらうためには「どうすればいいか?」を考えていきましょう。

職務経歴書を書く前にやって欲しい準備

募集要件をチェックする

職務経歴書を書く前には、必ず応募しようとしている企業の求人票をよく見て、読み込んでください。

必ず求人票には「応募要件」があり、そこには「企業側が求めているスキルや経験(ニーズ)が書かれています。そして、ほとんど全ての求人票には応募にあたって絶対に満たしていなければならない「必須要件」と、あれば尚よいという「歓迎要件」に分かれています。

職務経歴書では、応募先の企業がどのような人材を求めているのかを考え、自分なりに仮説を立て、自分自身のこれまでの職歴からそれらの企業のニーズを汲んだ形式や表現で書く必要があります

企業側のニーズを全く無視した職務経歴書というのは危険です。それが原因で不合格となることもあり得ます。

応募したい求人が見つからない場合

転職活動を始める時や始めた直後は、転職サイトや転職エージェントへ登録したばかりで、希望する求人が見つかっていない時かもしれません。

転職活動を始めて、出来るだけ早い時期に職務経歴書の作成に取り掛かれるといいです。

求人が見つからなければ職務経歴書は書けないか?と聞かれますが、そんなこともなく職務経歴書の作成は出来ます。

今後、もし応募したい求人が見つかった時には準備を早めた分だけ初動が早くなるのでおすすめです。

ただし、提出する前、求人票をよく見て企業のニーズを満たす書きぶりとなっているかの最終確認だけは必ずしてください

また、職務経歴書は一度作ってしまえば、基本的には使い回しも出来ますが、別の企業へ提出する時も同じで、必ず求人票のニーズに沿った内容になっているかを提出前に確認してください。

ニーズを満たしていないと判断されれば、内容を変えたり、表現を見直してみたりする勇気を持つだけで、書類選考の合格率は上がります

職務経歴書の基本的事項

次に、職務経歴書を書くにあたって必要となる6つの基本的事項をまとめました。

順番に解説していきます。

  1. ビジネス文書である
  2. 書き方に正解はない
  3. 構成はアレンジ可能
  4. 候補者を絞り込む
  5. 面接資料にもなる
  6. 生涯年収の価値を持つ

基本的事項①:ビジネス文書である

職務経歴書は「ビジネス文書」です。

職務経歴書は書類選考の選考資料になるだけでなく、ビジネス文書として社会人としての最低限のマナーやビジネス文書作成能力を備えているかどうかも分かります。

ほとんどの人が丁寧な文章を心がけ、提出する前にも何度も何度も繰り返し確認するので問題ないですが、誤字があまりにも多かったり、子供みたいな文章を書いていると「仕事への取り組みもどうせいい加減なのだろう」と思われ、評価を落としてしまいます。

また、職務経歴書に内容をいろいろと詰め込み過ぎてしまうと、冗長な文章になってしまい、相手に自分の良さがうまく伝わらないこともあります。すると、面接官には「この人は要点をまとめるのが下手だろうし、話が長そうな人だろう」と良い印象を与えられません。

職務経歴書を書く時、普段仕事でビジネス文書を書いている時と同じ気持ちでいてください。これから何十年と長い期間、お世話になるかもしれない大切な企業へ提出する書類です。

基本的事項②:書き方に正解はない

職務経歴書の書き方に正解はありません。

ビジネス文書としての体裁をなしていない場合を除き、常識の範囲内であれば職務経歴書は何を書いても構いません。

職務経歴書は自由度が高く、アピールもしやすい文書です。一方、履歴書については書式がほぼ決まっているため、自由度が低いです。だからこそ、履歴書に書けないことを職務経歴書で書いてアピールするようにしましょう

基本的事項③:構成はアレンジ可能

職務経歴書に決まった「書式(ひな形)」はありません。

職務経歴書の書式をインターネットで探せばゴロゴロと転がっていますが、それに従わなくても構いません。その書式や構成(記載する項目)は応募する側の裁量で決めることができ、いくらでもアレンジ可能です。

応募する側としては、自分自身の職務経験や強みを企業側へ売り込むにはどのような構成とすれば効果的である考えなければなりません。

例えば、経歴・職歴だけでなく、自己PRや志望動機も含めて、職務経歴書に書くことがあります。履歴書にも自己PRや志望動機を書く欄があると思いますが、スペースが小さく、詳しく書くことが難しいです。その点、職務経歴書のらばボリュームも調整ができますし、書きやすいです。

だから、職務経歴書では自己PRや志望動機も添えて、自分の〇〇という強みが応募先の企業で△△に役立てることができるという、ロジックでまとめると効果的だと思います。

基本的事項④:候補者を絞り込む

求人を出している企業は、応募のあった人たちの職務経歴書の内容をもとに、面接へ進ませる候補者の絞り込みを行います。

だから、どこの誰かも分からない候補者たちと競いあいます。

当然、コストとスケジュールが許せば、応募してくれた人全員と面接してみたいと思うはずですが、現実的には制約もあり、書類選考という形で優劣をつけます。

つまり、相対的な判断で見送られることもあります。ただ、これは自分自身でコントロール出来ないので、そうなった時は次へ切り替えましょう。

基本的事項⑤:面接資料にもなる

職務経歴書は、書類選考に使われるだけでなく、面接時の資料としても利用されます。一次面接だけでなく、最終面接(役員面接)まで使われます。

従って、職務経歴書を企業へ提出するときは、面接へ呼ばれた後のことも考え、手元にコピーやバックアップを忘れずに取っておく必要があります。

本番の面接では、基本的に職務経歴書に沿って質問されますので、面接対策にも有効です。職務経歴書で書いたことをもとに想定質問を考え、対策しましょう。

基本的事項⑥:生涯年収の価値を持つ

最後に職務経歴書は書類選考や面接の資料になるというだけでなく、生涯年収と同じ価値があるということです。

書類選考が企業にとって選考の入り口です。

私たちからすれば職務経歴をまとめた文書にすぎませんが、企業はその内容で合格か、不合格を出します。

合格を出したということは、その後の選考結果次第ですが、入社してくれる可能性があるため、生涯年収と同じ価値があると思うのです。

職務経歴書の書き方

基本的事項で職務経歴書のポイントも分かったところで、いよいよ具体的な書き方について解説します。

PCで作成する

当然、職務経歴書はPCで作成します。ちなみに、履歴書もPCで作成して問題ありません。

「Microsoft Office Word」などを使って作成してください。まれに印刷したものを郵送する企業もありますが、ほとんどが電子データで提出しますので、ファイルそのものを送付することになります。

簡潔にまとめる

職務経歴書は「A4サイズ」、「縦」で1~2枚程度にまとめることがよいとされています。

しかし、さすがに1枚では少なすぎると思います。ただし、在籍期間の短い第二新卒の場合、アピールできる職務経歴もスキルも少ないので、1枚でも不思議ではありません。

実際には、文字数やページ数が多いからいいという問題でもなく、いかに要点を押さえ、簡潔にまとめられるかの方が重要です。

職務経歴書ではこれまで経験したことを全て網羅する必要はありません。求人票から読み取った企業のニーズを第一に考え、それにマッチする、アピールできる自分自身の経験をはめ込みながら書きます。

書類選考は、人事担当者や配属予定先の部門責任者(課長や部長など)が他の業務で忙しいなか、時間をとって目を通します。このような読み手の状況も考えて、読み易さに心掛けて、空白や余白を効果的に使うことも有効だと思います。箇条書きで項目ごとに分類されていると分かりやすいでしょう。

あれもこれも書きたくなる気持ちも分かりますが、アピールポイントは数個に絞り、工夫して書くことが大切です。

一般的な書式を使う

職務経歴書は好きなようにアレンジ可能ですが、特にこだわりもなければ「書式」を使いましょう。

様々な書式が公開されていますので、自分に合った書式を選んでもらうといいと思います。

例えば、大手転職サイト「リクナビNEXT」でも職務経歴書の書式や具体例が幾つも掲載されています。

実際に例を見て頂ければ分かりますが人によって全く違う文書であることが理解できます。

リクナビNEXTにて公開中

最初は型にはまった書式を使い、転職活動を進めながら書式も含め日々ブラッシュアップしていくでも構いません。

作成後には添削してもらう

職務経歴書の作成が終われば、誰か他の人に見て貰うことを絶対におすすめします

客観的な視点からも作成した職務経歴書を見てもらい、伝わりづらい箇所があればすぐに修正し、提出するまでにブラッシュアップしていきましょう。

添削を受けるなんて、恥ずかしい!という人もいるでしょう。

確かに、自分の親や兄弟、または友人など、身近な人に見せるとなると、そうかもしれません。しかし、この場合はむしろ身近な人よりも、自分のことを全く知らない人へお願いする方がいいです。

その理由は単純で、企業の人事担当者や配属予定先の責任者と全く同じ状況であるからです。

転職経験者へ依頼する

転職経験者がいいと思う理由は2つあります。

1つ目は、転職の成功経験があるからです。2つ目は、その人自身も、自分のキャリアに思い悩みながら、職務経歴書を書いてきたからです。

やっぱり転職活動を経験したことがない人へ見せても、経験がないため、何をどう指摘をしたらよいか分からないことがあります。だからこそ、自分も経験し、その本質を理解している転職経験者が最適だと思います。

周りに転職経験者がいないという人は、スキルマーケット「ココナラ」で探してみるのもいいでしょう。ちなみに、私もココナラで2019年頃から転職サービスをやっていますので、こちらで軽く宣伝しておきます。

転職エージェントのコンサルタントへ依頼する

転職エージェント経由で求人へ応募する場合は、担当コンサルタントが代理人となって企業へ応募の手続きをします。その時に、職務経歴書も提出してくれます。

職務経歴書の添削を依頼するに相応しい人は、応募先の企業の内情や求人の募集背景まで詳しく知っている人です。通常は、担当コンサルタントにはなると思いますが、エージェントによっては企業ごと別の担当者がいる場合もあります。

やはり企業の人事担当者の元に足繁く通っているので、求人票にも載らない、載せられないような情報を知っているので、企業とマッチングするためにはどうすればよいかという視点で添削してくれるでしょう。

最後に

いかがでしたか。

職務経歴書で企業が知りたいことは、応募者がその求人票のポジションに適性があるかどうかです。

応募要件は、実は必須要件となっていても、足りていなくても書類選考を突破できます。

企業としても要件に100%マッチした人材を取れるとは思っていません。書類選考さえ突破できれば、あとは面接勝負です。

だからこそ、「これまでの職歴や経験から何に強みがあり(自己PRの部分)、採用することで応募先の企業にどんな貢献ができるか(志望動機の部分)」を職務経歴書で語って欲しいと思います。

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