ごんです。
｢職務経歴書を提出してください！｣と言われたけど、何を書けばいいかさっぱり分かりません。
第一志望の企業だから、書類選考で不合格になるのは嫌だな。
転職活動を初めて行う方にとって職務経歴書を書いた経験がある人は少ないと思います。
「職務経歴書はどのように書けば良いのか？」という疑問は当然のことであり、私自身も最初は同じ悩みを抱えていました。
この記事では、私が経験した4回の転職から学んだ、採用担当者に「会ってみたい」と思わせる職務経歴書の書き方をご紹介します。特に転職初心者の方に向けて、基本的な方法と採用担当者の興味を引くポイントを重点的に説明しています。
職務経歴書作成の大事なエッセンスをお伝えすることで、読者の皆様がこの記事を参考にして転職を成功させることを願っています。
目次
職務経歴書とは何か？
職務経歴書とは、個人の職務経験とスキルを記載した書類で、転職活動において重要な役割を果たすものです。まずは、職務経歴書の基本的な概念について解説します。
職務経歴書の重要性
職務経歴書は、転職活動において欠かせないツールです。
これにより、採用担当者や配属先の責任者に対して、自身のスキルや経験を伝え、面接の機会を得るための最初の一歩となります。
転職初心者でも、職務経歴書を適切に作成することで、採用担当者の関心を引き、面接のチャンスを手にすることが可能です。
職務経歴書の役割
職務経歴書は、採用担当者や配属先の責任者が候補者を選ぶ際に重要な役割を担います。
書類選考では、提出された職務経歴書の情報のみが選考の基準となるため、そこに記載されているスキルや経験が重要になります。これにより、面接へ進めるかどうかが決まると思ってください。
また、職務経歴書は、あなたのキャリアと職務経験を簡潔に伝えるためのものです。詳細は面接時に説明することができ、作成時は内容を絞る必要があります。
書類選考は、選考プロセスの初期段階にすぎませんが、面接評価にも大きな影響を与える要素です。なぜなら、面接の序盤は職務経歴書に記載した内容に沿って質問が行われ、面接官はその受け答えを通じてあなたのスキルや適性を判断するからです。
そのため、職務経歴書を作成する際は、職務経歴書が持つ価値を理解しておくことが重要です。
しかし、職務経歴書で自分を良く見せるために表現を誇張したり、実績の数字を偽って書いたりすると、面接でそれが明らかになり、不利になる可能性があります。常に誠実さを心掛けましょう。
職務経歴書だけでは足りない
効果的な職務経歴書を作成することは重要ですが、それだけで採用が決まるわけではありません。
選考は、書類選考と同じくらいか、それ以上に面接でのパフォーマンスというのが重要です。転職活動では職務経歴書と面接を通じて自分自身の魅力を企業側にアピールすることが求められます。
そのため、職務経歴書の作成に加えて、面接の準備にも十分な時間を割く必要があります。全体的に見れば、最終的には面接での評価で採否が決まるので、職務経歴書はあくまでもきっかけにすぎません。
効果的な職務経歴書作成の前に
求人要件をチェック
初めて転職される方が書類選考を突破するための重要なポイントは、求人票の内容をしっかりと確認することです。
求人票には、企業が必要とするスキルや経験が記載されており、通常、必須要件や歓迎要件に分かれています。必須要件を満たしていない場合でも応募できることもあるため、この部分はあくまで参考程度でいいと思います。
職務経歴書で重要なことは、求人票の応募要件に基づいて、自己の職務経歴を企業のニーズに合わせて記述することです。独りよがりな自己中心的な書き方で自己アピールをしていても、それは企業には響きません。もっと企業が求めるスキルに焦点を当てるべきです。
これらの点を理解し、職務経歴書を作成することで、転職初心者でも書類選考を突破しやすくなると思います。
使いまわしをする際の注意点
通常、職務経歴書は各求人に合わせてカスタマイズされることが一般的です。つまり、各求人には専用のものが作成されます。
そのため、他の企業にも同じ職務経歴書を使いまわして使用する場合には注意が必要です。
ただし、職種が同じか、似ている場合には、使いまわしが可能なこともあります。それでも、志望動機や自己PRは各企業に合わせて新しく作成するか、企業の特徴に応じて調整することが必要です。
特定の求人が見つかる前に
求人が見つからない時であっても、転職初心者は職務経歴書の作成に早めに取り掛かることをおすすめします。
求人が見つからない時期に自分自身の経歴、職歴やスキルを整理しておくことで、理想的な求人に出会った時にすぐに応募できるようになります。基本的な骨組みが出来ていれば、あとは応募先の企業の求人に合わせて微調整することで済みます。
さらに、職務経歴書を早くから準備しておくと、気付きがある度に改善を重ねることができ、第三者のフィードバックを取り入れるための十分な時間も確保できます。
早く始めることで得られるメリットは多いと思います。
職務経歴書の基本的事項
職務経歴書を書く際に必要な4つの基本的事項にポイントを整理していきましょう。
- 職務経歴書はビジネス文書だ
- 自由な書き方と柔軟な構成でいい
- 読まれることを意識して
- 最初から完璧を求めないで
職務経歴書はビジネス文書だ
職務経歴書は「ビジネス文書」であり、社会人としてのマナーや文書作成スキルを示す重要な選考要素です。
そのため、手を抜いて作成した職務経歴書は、採用担当者や配属部署の責任者（部長クラス）など、経験が豊富な人の目にはすぐに分かります。「仕事も同じように雑ではないか？」と疑問を抱かせることもあります。それはもちろん、マイナス評価になります。
文章の丁寧さや誤字脱字の有無も重要な評価ポイントです。提出前に、最低限他人が読むに値する内容であるかを確認しましょう。
自由な書き方と柔軟な構成でいい
職務経歴書はビジネス文書ですが、その書き方に厳密な正解は存在しません。
一般的なビジネス文書の作法を守りつつ、自分をアピールするための方法は自由に選ぶことができます。項目に決まりもなく、必要に応じて自由に追加することもできます。
転職が初めての方でも、企業の要望に合わせて柔軟に内容を調整し、自分自身の強みや転職後に活かせる経験やスキルを存分にアピールしましょう。自己PRや志望動機を含め、履歴書では伝えきれない自分の魅力をしっかりと伝えることが大切です。
最終的には、職務経歴書に記載した内容が企業の求人内容にマッチしていることが重要になります。
読まれることを意識して
職務経歴書は、書類選考のみならず、面接時の資料としても利用されます。
全ての面接官が事前に職務経歴書を熟読しているわけではなく、面接開始前に斜め読みし、「後で面接で確認しよう」と考える面接官もいるかもしれません。
そのため、読みやすさは重要な要素です。読む相手を意識し、フォントや文字サイズ、箇条書き、インデントの位置など、細部にわたって注意を払いましょう。
面接官は職務経歴書をもとに質問を行い、あなたの経歴やスキルについて深く掘り下げて評価します。
面接準備としても職務経歴書が役立ちますので、原本を郵送する場合はコピーを保管しておきましょう。
最初から完璧を求めないで
書類選考と聞くと、提出書類を完璧に仕上げなければならないイメージがあるかもしれません。
その完璧を目指す気持ちはわかりますが、それに固執すると、完成が遅れ、応募のタイミングを逃したりするデメリットがあります。
職務経歴書は、転職活動中に修正し、ブラッシュアップするのが一般的です。最初から完璧を求める必要はありません。
また、本命の企業に応募する前に、志望度が低い企業に試しに応募してみることをおすすめします。応募を重ねることで、徐々に適切なバランスが見えてくると思います。
職務経歴書の効果的な作成手法
PCで作成する
職務経歴書を作成する際は、PCの使用が必須です。
Microsoft Office Wordなどの一般的なソフトウェアを利用して作成するのが安全です。
現在、多くの企業は職務経歴書を電子データ（PDFファイル）で提出することを求めています。そのため、ファイル形式に留意し、メールや求人サイト、転職エージェントを通じて企業担当者に送信することが重要です。
要点を簡潔にまとめる
通常、職務経歴書はA4サイズの縦書きで1～2枚にまとめるのが好ましいとされています。在籍期間が短い第二新卒者の場合は1枚での提出でも問題ありません。
文字数やページ数を気にするよりも、要点を明確に伝え、簡潔にまとめる能力が求められます。
職務経歴書では、全ての職務経験を細かく記述する必要はありません。求人票の要望に合わせて、これまでの経験の中から強調すべき点を選び、工夫を凝らして作成することが大切です。少し高度なテクニックとして、面接官が興味を持つような点を職務経歴書に意図的に残し、面接時に質問されるように誘導することで、面接の準備に役立てることができます。
作成する際には、事前に自分自身の経験を振り返り、リスト化しておくと効率的です。
一般的な書式を使う
職務経歴書はカスタマイズが可能ですが、特にこだわりがない場合は、標準的なフォーマットを選ぶことを推奨します。
インターネットや転職サイトで提供されているさまざまなフォーマットの中から選び、自分にとって使いやすいものを選択しましょう。また、転職活動を進める中で、自分のスタイルに合わせて徐々にフォーマットを調整することもできます。
作成後には添削してもらう
職務経歴書を作成した後は、第三者の添削を受けることをおすすめします。
客観的なフィードバックを通じて、理解しづらい部分や伝わりにくい表現を改善し、より効果的な職務経歴書へとブラッシュアップできます。
例として、転職経験者や転職エージェントのキャリアアドバイザーに相談すると良いと思います。
もしも、周りに頼れる人がいない場合は、自分で見直すことも一つの方法です。完成した職務経歴書を数日間は手を加えず寝かした後、改めて読み返すことで新しい発見や気付きがあると思います。自分自身でレビューをする場合は、間隔を空けることが重要です。
最後に
いかがでしたか。
職務経歴書は転職活動で避けて通れないものです。
企業の求める要件と完全に一致している必要はありませんが、求人内容を理解し、戦略的に職務経歴書を作成することが重要だと思います。
志望動機や自己PRを明確に示し、効果的にアピールすることができれば、面接への道が開けていくと思います。
そのためには、職務経歴書を繰り返し見直し、自分の魅力を最大限に伝え、「会ってみたい」と思わせるような内容になっているか、読み手の視点を忘れずにいることが重要です。
