転職時には、必ずと言っていいほど職務経歴書の提出が求められます。企業は提出された職務経歴書を通じて、候補者のスキルや経験が自分たちの求める条件に合致するかを確認します。
従って、職務経歴書は単なる経歴や職歴の紹介ではなく、応募先の会社が求める要件を予測し、採用担当者の関心を引くために戦略を練って作成する必要があります
この記事では、初めて転職活動をする人に向けて、「職務経歴書の書き方」を解説しています。初級編では基本をおさらいし、採用担当者の目を引くためのポイントを紹介します。
職務経歴書とは何か？
何のためにあるのか？
なぜ転職活動に職務経歴書が必要なのか、その意義を整理しましょう。
職務経歴書は、採用担当者があなたに会ってみたいと思わせるためのツールです。
内定を勝ち取るためには面接が必要ですが、まずその面接の機会を得るために職務経歴書が重要です。面接に呼んでもらえなければ、その先の内定はあり得ません。
したがって、職務経歴書を通じて面接のチャンスを得ることが極めて重要となります。そして、一次面接から最終面接に進む場合でも、同じ職務経歴書が引き続き使用されます。
職務経歴書は、履歴書と異なり、職務経歴書はあなたのスキルや経験が求める条件に合致することを示すための唯一の手段になります。
書類選考プロセスの重要性
書類選考では、提出した応募書類に記載された情報がカギとなります。
そのため、まずは書類選考と面接のそれぞれの特長や違いを理解し、職務経歴書を作成する際には、そこに書いた内容によって選考の合否が決まることも意識してください。
書類選考とは異なり、面接ではこれまでの仕事について、『自分自身の言葉』を使って口頭で説明する機会となります。つまり、職務経歴書には書き切れない詳細や細かな情報を面接では伝えることが可能です。書面では誤解を受ける可能性のある内容についても、職務経歴書で書くよりも面接が適しています。
面接との違いを意識して、職務経歴書に書く内容というのを絞り込んでいきます。
生涯年収に匹敵する価値を持つ
最終的に、職務経歴書は単なる書類選考や面接の資料に留まらず、生涯年収と同等の価値を有していることを理解しておくことも重要です。
書類選考は企業にとって選考の最初のステップになります。
つまり、私たちにとって職務経歴書は職務経歴をまとめたドキュメントに過ぎませんが、企業はその内容に基づいて合格または不合格を決定します。合格の決定は、その後の選考結果次第ではありますが、入社の可能性を高めるためのものであり、そうなると職務経歴書は生涯年収と同じくらいの価値があると言えるのかもしれません。
そう考えると、真剣に書かないといけないですよね。
職務経歴書だけでは足りない
素晴らしい職務経歴書ができあがり、それが面接官の興味を引く内容であったとしても、残念ながらそれだけでは採用が確定するわけではありません。
つまり、良い職務経歴書が作成できただけでは、面接での実力が足りていない場合、その選考は不合格に終わる可能性があります。
したがって、職務経歴書の作成に時間をかける一方で、面接に向けた準備というのは欠かせません。だから、『完璧』を求め過ぎたりせず、最初にどうすれば面接に進むことができるかを考えることも肝心だと思います。やはり全体的に見れば、最終的には面接での人物評価が最も重要になります。
書類選考を通過して面接に進む場合でも、職務経歴書の内容が面接での印象を大きく左右することは間違いありません。また、面接時には面接官の前に置かれ、通常は職務経歴書の内容に基づいて面接が進行されるため、職務経歴書が持つ重要性も理解することが重要です。
効果的な職務経歴書作成の前に
求人要件をチェック
職務経歴書を書く前に、志望する企業（応募する企業）の求人票に書かれた情報をよく読み込んでください。
求人票には、企業が求めるスキルや経験が明記されています。通常は必須要件と歓迎要件など、区別されています。必須要件に満たしていなくても応募可能なケースもあるので、この項目は参考程度に見てください。
そして、求人要件に沿って自分自身の職務経歴を、その企業の要求に合わせる形で書くことが大切になります。書類選考の時点で応募者の適性が判断できない場合は迷わずお見送り（不合格）の理由になりかねません。
求人が見つからない場合でも
転職活動が始まったばかりで理想の求人が見つからない場合でも、私は早めに職務経歴書の準備を始めることをおすすめします。
さすがに求人が見つからない状態では、詳細な職務経歴書は作成出来ませんが、その骨組み（骨子）であれば作成は可能だと思います。近い将来のため、理想の求人が見つかったのち、すぐに応募できるように早めに準備しておくことが重要になります。
ただし、作成後、しばらくは自分で保管することになりますが、提出前には求人票を再度確認し、内容が企業の要求に合致しているかどうかの確認を必ずしてください。
使い回しを検討する際の注意点
素晴らしい職務経歴書を手に入れたとしても、他の企業に同じものを使い回すことは慎重に考える必要があります。ただし、応募する職種が似ている場合や類似性が高い場合には、例外的に使い回しできることもあります（経験あり）。
求人に合わせた職務経歴書の重要性
職務経歴書は面接のチャンスを掴むための重要なツールである一方、要求に合わない内容の職務経歴書を使い回して、書類選考を突破できたとしても後の面接で苦労する可能性があります。
要求と異なる内容は逆効果となることがあるため、慎重な判断が求められます。
求人ごとのカスタマイズの重要性
似たような求人に応募する場合でも、その企業の求人票や要求事項をよく確認し、職務経歴書の内容を微調整することが肝心です。特に、志望動機のところや、強調したいスキルや経験など、細部の修正を通じて、それぞれの求人に適した印象を与えることが可能になります。
私は、職務経歴書の使い回しをせず、類似性の高い求人に応募する場合でも、求人票に合わせた内容に修正した職務経歴書を提出してきました。
職務経歴書には応募者の熱意も反映されるため、企業や求人に合わせて準備することが大切です。それはラブレターを送るような気持ちに近いです。そのため、忙しいとは思いますが、時間と手間を惜しまず取り組んでみましょう。
この努力が転職成功へのカギとなると信じて･･･
職務経歴書の基本的事項
次に、職務経歴書を書く際に必要な3つの基本的事項について解説します。
- ビジネス文書である
- 自由な書き方と柔軟な構成
- 面接資料になる
基本事項①：ビジネス文書である
職務経歴書は「ビジネス文書」であり、書類選考や面接にとどまらず、社会人としてのマナーやビジネス文書作成能力も示すものです。
従って、文章の丁寧さや誤字脱字の少なさも評価されます。最低限として、人に読んでもらえる内容であるか、提出前に確認しましょう。
基本事項②：自由な書き方と柔軟な構成
職務経歴書の書き方に正解はなく、一般的なビジネス文書の形式に従う限り、自己の経験やスキルをアピールする方法は自由です。
企業の要求事項に合わせて柔軟にアレンジし、自分の強みや経歴を最大限にアピールしましょう。
自己PRや志望動機なども盛り込みながら、履歴書では表現しきれない自分自身の魅力を伝えるだけでなく、それぞれが求人にマッチした内容になっていることが重要なポイントになります。
基本事項③：面接資料になる
職務経歴書は書類選考だけでなく、面接の際の資料としても活用されます。
面接官は職務経歴書を基に質問をし、あなたの経歴やスキルを深堀りして評価します。面接対策においても職務経歴書は有用であり、手元にコピーを保管しておくことをおすすめします。
基本的事項で職務経歴書のポイントも分かったところで、いよいよ具体的な書き方について解説します。
職務経歴書の効果的な作成手法
PCで作成する
職務経歴書の作成にあたっては、必ずPCを使用します。
Microsoft Office Wordなどのソフトウェアを活用して作成することが推奨されます。
ほとんどの企業では、職務経歴書は電子データ（pdfファイル）で提出することが一般的です。従って、ファイル形式にしてメールや求人サイト、転職エージェント経由で企業の人事担当者に直接送付することになります。
要点を簡潔にまとめる
一般的には、職務経歴書は「A4サイズ」の「縦」で1～2枚程度にまとめることが望ましいです。
1枚ではやや情報不足かと思いますが、そもそも在籍期間の短い第二新卒者の場合は1枚で提出しても問題無いと思います。文字数やページ数の多少よりも、要点を的確に伝え、簡潔にまとめるスキルが何よりも重要です。
職務経歴書には、すべての職務経験を詳細に網羅する必要はありません。すべての経験を詳細に記述したくなる気持ちは理解できますが、アピールポイントを数個に絞り、工夫して内容を構築することが重要です。基本的には、求人票から読み取った求人の要望に合わせて、アピールできる自分自身の経験を記載します。
書類選考では、人事担当者や配属予定の責任者（課長や部長など）が多忙な中で目を通します。このような状況を踏まえると、やはり読みやすさを重視し、箇条書きで項目ごとに整理することが効果的だと思います。空白や余白を適切に活用することで視覚的な整合性を保ちやすくなります。
一般的な書式を使う
職務経歴書は自由にアレンジ可能ですが、特に特別なこだわりがない場合は、一般的な「書式」を選ぶことをおすすめします。
インターネット上には、さまざまな書式が提供されており、その中から自身に最適なものを選ぶことができます。他に、大手転職サイト「リクナビNEXT」などでも、職務経歴書の書式や実例が数多く公開されています。実際の例をご覧いただければと思います。
最初は一般的な書式を選んでスタートし、転職活動を進める中で、徐々に書式を含めて改良を重ねていくことも可能です。私も実際にその方法を取り入れました。
多くの求人に応募しながら、その結果を見てPDCAサイクルを回し、アプローチ方法を見直しつつ内容を調整していきます。このように小さな努力を少しずつ積み重ね、アピール方法を磨いていくことで、自分の魅力を最大限に引き出す職務経歴書を完成させることができると考えています。
作成後には添削してもらう
職務経歴書を作成した後は、第三者（職場の同僚以外）に添削してもらうことをおすすめします。添削によって客観的な意見が得られるので、表現の明確化や情報の伝え方など、企業への応募前に内容を見直すことができます。
身近にいる転職経験者などにお願いして、経験者の視点からアドバイスをもらうことも一つの方法だと思います。転職経験者はは転職活動のプロセスを理解しており、アピールポイントを引き出すためのアドバイスをしてくれることがあります。
また、転職エージェントやココナラなどの有料サービスを活用してもいいと思います。
特に、転職エージェントのコンサルタントやアドバイザーは企業の内情や求人の背景に通じており、的確なアドバイスを提供できるプロフェッショナルです。転職エージェントのアドバイザーに相談することで、自身の魅力を最大限に引き出すアプローチを見つけることができます。
最後に
いかがでしたか。
職務経歴書は転職活動の鍵となる重要なツールです。
企業が求める要件と100％合致している必要は無いですが、求人票をよく理解し、戦略的に職務経歴書を作成することが重要だと思います。
志望動機や自己PRを明確にし、しっかりアピールすることが出来れば、次の面接のチャンスを得ることができると思います。そのため、職務経歴書の内容というのは何度も見直しをかけ、自身の魅力を最大限に引き出す努力を惜しまないことが大切だと思います。
