最初の難関を突破!“会ってみたい”と思わせる職務経歴書の書き方(基礎編)

「職務経歴書」は転職活動の基本です。

職務経歴書には自分自身のこれまでの職歴や経験を落とし込みます。

そして、応募先の企業に興味をもってもらい、「会ってみたい」と思わせ、面接へ呼んでもらわなければなりません。

実際、転職活動を始めるまで職務経歴書を書いたことは勿論、その内容すら見たことがない人も多いと思いますが、これは慣れなので特に心配はいりません。

この記事では、書類選考を突破できる職務経歴書が書けるようにエッセンスを伝えるよう心がけました。

参考になれば幸いです。

応募書類を準備する

一般的な転職活動は「書類選考 ⇒ 面接(2回程度) ⇒ 内定 ⇒ 条件交渉 ⇒ 入社」の流れで進んでいきます。

書類選考は転職活動の最初のステップであり、最初の難関です。ここを突破しない限り、次の面接へ進むことができません。

書類選考では、求人内容を見て、自分自身が企業の求める人物像と合致すること、または相応しい人材であることを過去の経験や実績に基づきアピールすることが基本となります。

書類選考へ参加するためには職務経歴書を含めた応募書類の作成が必須であり、まずはそれらを準備していきます。

企業へ応募する時に必要な書類は「履歴書」と「職務経歴書 」です。

研究職のような高い専門性が要求される職種では「研究概要」が求められることがありますが、ほとんどの職種では履歴書と職務経歴書を準備するだけで事が足ります。

応募書類を作成するための心構え

応募書類を作成するために気を付けるべきこと、その心構えになります。

それは「書類に書かれた内容が全て」と強い意識を持つことだと思います。

例えば、面接のように直接顔を向かい合わせて対話をする試験では、もしも面接官との間に誤解や齟齬があっても、その場で訂正し、より詳細な説明を加えることで誤解を解くことができます。

一方、提出した書類の内容に基づき選考を行う書類選考ではそうはいきません。

残酷ですが、書類に書かれた内容により評価され、結果として「面接」に呼ぶか、呼ばないかが判断されます。

アピールしたいことは応募書類に書いておかなければ企業側には絶対に伝わりませんが、詳細を全て伝えようとするのも考え物です。

企業も詳細を全て職務経歴書から知ろうとは考えていないので、「詳細は面接で話そう」という心持ちで、文書自体は簡潔になるようにと、キーワードやポイントだけをうまく散りばめて興味を持ってもらおうとする姿勢が大事だと思います。

履歴書の基本

転職したいと考える人のなかに「履歴書」を全く書いたことがない人はいないと思います。

履歴書は、転職であっても新卒の時と本質的には変わりません。

手書きの場合は市販されている履歴書を使い、ボールペンを使用して丁寧に書きます。字は少々汚くても問題ないと思いますが、「視認できる字」であること、丁寧に書くことが大切だと思います。

今は履歴書を書く時、手書きにこだわる必要はありません。

郵送で送る場合ならばともかく、転職活動ではエージェントを使ったり、転職サイトからのWEB応募が増えていますので、ワードやエクセルで作成した電子ファイルの履歴書でも全く問題ありません。

履歴書に貼付する写真は、手書きの場合と電子ファイルでも面接時に履歴書を持参する場合では必須だと思います。

エージェントを介した応募やWEB応募では書類選考時に写真が必須ではないことが多いです。

詳細は、エージェントの担当コンサルタントや転職サイトを利用している人は直接企業に問い合わせてみましょう。

職務経歴書の基本

今回のテーマである「職務経歴書」です。

まず、書類選考を突破できる職務経歴書を書くうえでは絶対に知らなければならない知識やコツがあります。

職務経歴書の書き方に正解はない

職務経歴書の書き方に正解はありません。

これは根底にあって、より本質的なことだと思います。

履歴書と違って決まった職務経歴書には決まった「ひな型や書式」がありません。

履歴書では、ひな形や書式が最初にあって、それに合う形で書いていくと思いますが、職務経歴書ではそれがないので、自分自身で好きなように書くことができます。

職務経歴書は自由度が高い文書と言えます。

売り込みやすいように項目をアレンジ可能

職務経歴書にはひな形や書式がないので、自分自身の特長や強みを企業へ売り込めるように記載する項目も自分自身の裁量で決めることができます。

例えば、スキルや実績が沢山あることが強みなのであれば、「スキル一覧」や「実績一覧」のような見出しを作って自分自身が選考で有利になるように作成することができます。

また、職務経歴書には職務経歴だけでなく、自己PRや志望動機も含めておくといいです。

履歴書にも自己PRや志望動機を書く欄があることがありますが、スペースが小さくて詳細には書けません。職務経歴書であれば書きやすいので、自己PRや志望動機も添えてアピールすることが可能です。

ひな形・書式はWEB上に公開されている

ひな形や書式がないからと心配にならなくても問題ありません。

WEB上には様々な職務経歴書のひな形や書式が公開されています。初めて職務経歴書を書く場合はその中から自分に合うものをダウンロードして使えばいいのです。勿論、ひな型や書式を好きなようにアレンジしても問題ありません。

以下のリクナビNEXTのサイトを見てみると職務経歴書の具体例が幾つか掲載されています。

各例を見て頂ければ、職務経歴書は人によって全く違う文書であることが理解できます。

リクナビNEXTにて公開中

エージェントを利用して転職活動をする人は、担当コンサルタントに書式が欲しいと伝えれば各エージェントが独自に作成している見本を受け取ることが出来ます。その見本どおりに作成しても問題ないですし、その見本をアレンジして作成しても構いません。

複数のエージェントを利用する人は、どこかのエージェントで一度、職務経歴書を作成しておけば、その職務経歴書を別のエージェントから求人に応募する時でも利用できます。

各エージェントの書式に合わせる必要はありません。

企業側のニーズを汲んだ形とする

職務経歴書は一度作成しておけば、使いまわしができると書きました。

いざ、使いまわす時には必ず企業側のニーズを汲んだ形であることを確認してください。

見たところ同じような求人であっても、企業ごとで求めている人物像が異なることがあります。それによっては活かせる強み、それを証明するエピソードから変える勇気も必要です。

使いまわしとは言うものの、企業(求人)ごとに内容は見直し、微調整して応募することで書類選考の突破率も向上します。

候補者を絞り込むための文書

企業は応募書類を受け取った時点で応募者をその職種の「候補者」として見ます。

出来ることならば「候補者」全員と面接をすることができればいいのですが、それは非効率なので現実的ではありません。面接官のスケジュール調整や採用活動にかけられるコスト面などから全員を面接へ呼ぶことはできません。

従って、企業は候補者から面接へ呼ぶ人を絞り込む以外ありません。

その際、職務経歴書の内容を見て書類選考という形で絞り込みを行います。

実際のところ、職務経歴書だけで「採否」を決める訳でもなく、あくまで面接へ呼ぶ人を選ぶ判断材料に過ぎません。

面接時の資料になる

職務経歴書は面接時の資料としても利用されるため真剣に作成しなければなりません。それは最終面接(役員面接)でも使われます。

無事に面接へ呼ばれたならば、提出した職務経歴書に沿って質問がくることを想定し、面接の練習をします。

郵送で提出する場合はコピーを必ず取っておきます。

職務経歴書はPCで作成する

職務経歴書は基本的にPCで作成します。

ソフトは何を使ってもよいかと思いますが、職務経歴書はワードとの相性が良く、A4サイズで1~2枚程度になるように簡潔にまとめます。

枚数については僕の実績にはなりますが4枚までならば問題ないと思います。当時、職務経歴書にいろいろと詰め込みすぎて4枚になってしまいましたが、無事に企業の書類選考を通過できました(東証一部メーカーの例です)。

「職務経歴書=ビジネス文書」である

最後に職務経歴書は「ビジネス文書」であることを伝えたいと思います。

企業は職務経歴書を通じて、社会人として最低限身につけておきたいビジネス文書作成能力があるかどうかも合わせて確認します。

また、誤字脱字があまりにも多いと、「仕事に対してもいい加減だろう」と思われてしまいますし、冗長な文章になってしまっていたら、「要点をまとめるのが下手そう=話が長そうだ」と思われてもおかしくありません。

職務経歴書が転職における最強の自己PR文書

まとめると、職務経歴書は他の候補者と差別化ができる転職における最強の自己PR文書ということです。

履歴書には名前、生年月日、住所、電話番号、メールアドレスと言った個人情報や、後は学歴、職歴、資格など応募者の概要にあたる部分で、個性が生じにくいものです。

そして、求人に同時に応募してくる他の候補者、所謂『ライバル達』も経験者採用になると似たような学歴、職歴、資格を持っている場合があります。つまり、履歴書では差別化が難しいのです。

一方、職務経歴書に書く経験や実績というのは個人個人で差があって、全く同じ人がいるはずもありません。この差が出やすい部分を自由に表現できるため職務経歴書の書き方、表現方法次第で書類選考の結果は変わってきます。

だからこそ、ライバルと差を出しやすい職務経歴書の書き方を誤ると企業へ自分の良さを伝えることが出来ず、本来は通過できたものもお見送りになってしまうこともあります。

職務経歴書作成のポイント

詳細は実践編に続きます。

職務経歴書を読んだ人が、この候補者はどのようなことができて、何が強みで、どんな仕事っぷりなのかを想像できるように丁寧に書きます。

同じように文章を書いていても、少し表現を工夫するだけで印象が変わることは誰もが知っていることと思います。面接と違って、直接プレゼンテーションができないだけに「表現方法」を意識するだけでも書類選考の通過率は向上すると思います。

また、アピールのしすぎはかえって印象を悪くさせます。職務経歴書に書く内容は一貫性を持たせることが大事だと思います。

あれもこれも経験して、強みを幾つもアピールされても一つ一つの印象が薄まり、結局何が出来る人なのか分からなくなってしまうことがあります。強みを書く時は一つに絞る勇気も必要です。

最後に

いかがでしたか。

職務経歴書で企業が知りたいことは、応募者に「どのような経験・スキル・実績があって、採用後のメリットがどこにあるか」です。

だから、企業は候補者に「これまでの職歴や経験から何に強みがあり(自己PRの部分)、採用することで自分たちの企業にどのようなメリットがあるのか」を示して欲しいと思っています。

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